第１１号　平成22年8月31日　配信

●そもそもタイムマネジメントとは？
　「最近、「タイムマネジメント」という言葉を耳にする機会が増えています。タイムマネジメントという言葉を日本語で言い換えると「時間管理」となります。ビジネス書のコーナーを見ても「時間」に関する本が増えていることに気付きます。これは最近の傾向で、「時間術」という言葉を含む書籍出版点数は10年前と比較すると５倍以上増えていることからも、それだけ時間の使い方について関心が高まっていると言えます。」

●あなたは時間管理に自信がありますか？
　「タイムマネジメントへの関心が高まっている一方で、まだまだ時間管理への苦手意識を持っている人多くいるようです。弊社が「タイムマネジメントがうまくできていると思いますか？」というアンケートを取ったところ、「できていると思う」と回答した人は３割弱でした。一般的な傾向として、女性の方が男性と比べると時間管理への意識は高い傾向が見られますが、タイムマネジメントの内容について誤解があるように見受けられます。タイムマネジメントというのは、時間を細かく分刻みにして、計画を立て、時間を一切無駄にしないというものではありません。」

●タイムマネジメントのメリット
　「タイムマネジメントは仕事のつめこみではなく、仕事を整理することです。まず、自分自身の頭の整理を行うことにより、今日やること、明日やることを明確にすることにより、慌てずに仕事ができるようになります。併せて、オンとオフの切り換えが自ずとうまくなり、仕事の効率が高まり、労働時間の短縮へとつながります。私自身、一時期月100時間超の残業していることがありました。これを解消するために、タイムマネジメントを研究してみようと思い、実際に、残業時間を30時間にまで短縮することができました。しかし、それ以上に強く感じたことは、仕事上感じるストレスが減ったことです。朝、会社に出社する時の気分も「あー、いやだなー。」と思うことはなくなり、ポジティブな気持で仕事に臨めるようになりました。」

●「仕事の流れ」と「仕事量」を可視化する
　「仕事の整理が重要と先にも述べましたが、「仕事の流れ（時間）」と「仕事量」を可視化することがタイムマネジメントでは最も重要です。多くの人が複数の仕事を並行して行います。例えば、中長期的なプロジェクトの他に急な仕事が入り、小さな仕事を進めながら、その他の会議や打合せも同時に行います。併せて、現在のビジネス環境では、メールなど「こなさなければいけない仕事＝タスク」が急増しています。15年程前は、仕事上メールを使用する人は少なかったはずです。自分自身のことを振り返っても、電子メールは社内のみでしか使用しておらず、社外の人とのコミュニケーションは電話もしくはFAXで行っていました。ここ５、６年でメールは急速に普及しており、一日に受信するメールが何十件という方は珍しくなく、中には百件という人もいることでしょう。しかし、電話でそのように他者と多く会話を交わすことは多くなかったはずです。メールの返信など、細かい仕事が多くなってきており、仕事の全体像がつかみにくくなっていることからも、仕事の整理が重要であると言えます。」

●タイムマネジメントの要素
　「タイムマネジメントでは、３つの要素を管理していくことが大事です。まず、会議や打合せ等、時間が決まっている仕事のアポイントメント、第二にデスクワーク等、時間は自由な仕事であるタスク、第三にこれら２つの仕事に使える時間を指すリソース（空き時間）の３つです。アポインメントの管理は、会議や打合せなどのスケジュール管理に当たりますのでビジネスマナーの領域に入ります。これはほとんどの方が出来ているはずです。一方、タスクの管理については、上司から、または研修ではほとんど教わることはない、ビジネススキルの領域に入るものです。」

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